La comunicazione interna: Intranet

Informatica Applicata al Giornalismo - VIII lezione

In una società in cui l'immagine sembra avere il sopravvento sulla sostanza anche le aziende si adeguano. Le strategie di comunicazione sono fondamentali per attirare l'utente/cliente ma non bisogna dimenticare che dietro al palco ci sono le quinte, ovvero: se la comunicazione esterna funziona è in parte anche merito della buona comunicazione interna.

Con comunicazione interna si intende l'insieme di comunicazioni che intercorrono tra l'azienda e i suoi dipendenti e spesso viene sintetizzata in una parola: Intranet.

Intranet rappresenta la raccolta di tutti gli strumenti necessari per operare in un determinato contesto, sia esso costituito da una multinazionale, una piccola azienda, un ente locale o una società pubblica di servizio. Inserire all'interno di un sito dei grandi database (costituiti da numeri telefonici, indirizzi e-mail, formulari e moduli vari) non differisce molto da quanto faceva in passato l'ufficio del personale, oggi chiamato Human Resources.

In ogni modo sono poche le realtà, soprattutto pubbliche, che utilizzano la rete Intranet nella maniera corretta. Il più delle volte la si intende come mero strumento di lavoro: una sorta di agenda aperta dalla quale si attingono informazioni. Ma Intranet è molto di più, è un mondo da scoprire.

Vediamone alcune caratteristiche:

1. Da Intranet è nata la ben più nota rete Internet. Solo una buona Intranet dà la possibilità di fare una buona Internet.


2. Spesso, sbagliando, si creano interfacce Intranet /Internet identiche. Nonostante Intranet sia un'area riservata, alla quale solo gli addetti ai lavori possono accedere tramite password, la grafica appare similare alla "sorella" Internet ma meno accattivante e l'informazione risulta meno accurata.


3. Anche se non è vero che ciò che non si vede non esiste, Intranet sembra un mondo abbandonato. Viene considerato uno strumento freddo. Non viene costantemente aggiornato, non offre informazioni in diretta e perciò, mancando la realtà del momento, risulta piuttosto statico.


4. Il più delle volte, poi, la rete Intranet non funziona da remoto e si è costretti ad usarla esclusivamente sul posto di lavoro.


5. Per l'aggiornamento ci si affida solitamente ai tecnici informatici e solo raramente è presente una vera e propria redazione web.


6. Albero di navigazione e mappa in Intranet sono molto più visibili che in Internet.


7. Il motore di ricerca è fondamentale: in Intranet si dovrebbero recuperare tutte quelle informazioni non reperibili in Internet.


8. Infine, cosa fondamentale, Intranet porta ad una maggiore condivisione delle filosofie aziendali.

Le grandi aziende e i grandi enti per migliorare la comunicazione interna e raggiungere tutti i dipendenti, hanno investito in radio e tv in house, ovvero gestite all'interno dell'azienda stessa. Non bisogna dimenticare che la comunicazione interna ha il suo valore principale nella gestione del controllo. Soltanto sapendo il tipo di informazioni che circolano all'interno dell'azienda si potrà pianificare una strategia di comunicazione esterna.

Comunicazione e tecnologia tendono, così, sempre più a coincidere, con una conseguenza piuttosto evidente: il progresso tecnologico porta ad una trasformazione dei codici di comunicazione, ovvero dei codici di linguaggio.

L'apprendimento dei codici avviene sin dall'infanzia e la scrittura è senza dubbio uno dei più diffusi. Ma il modo di scrivere è in continua trasformazione. La tecnologia corre, la scrittura cambia. E cambiano, quindi, i codici attraverso cui si comunica. A tal proposito è sempre opportuno confrontare i vecchi strumenti di comunicazione con quelli più innovativi. La lettera e la e-mail ad esempio. La seconda, forte di aver annullato il gap temporale spedizione/arrivo ha sostituito quasi definitivamente la prima.

Con la possibilità di allegare file in pdf alle e-mail, anche il fax appare, ormai, obsoleto. E i programmi di messaggeria istantanea come Messanger stanno avendo la meglio sulle stesse e-mail, grazie alla possibilità di un feedback immediato, ovvero di verificare in tempo reale se il destinatario abbia ricevuto o meno il messaggio. Se inviare una mail non implica necessariamente la presenza dell'utente all'altro capo del server, in MSN questa presenza risulta, invece, determinante.

I social network, poi, negli ultimi anni stanno prendendo il sopravvento sulle altre tecnologie. La caratteristica vincente è data dalla condivisione: lo scambio non è one to one, ma one to many o many to many. Oggi più che mai sembra che il mondo ci imponga di dover sempre essere in contatto con tutto e con tutti, schiavi e prigionieri della strana necessità di dover condividere ogni aspetto della nostra vita con gli altri.

L'uomo del nuovo millennio pare aver trovato un altro alibi per far finta di non esser solo.